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Eine pfiffige Rezeptkalkulation

Eine pfiffige Rezeptkalkulation

Gleich zu Beginn den Jahres gibt es einen echten Mehrwert im Koechenetz.de für die in der community registrierten Köche .

Eine pfiffige Rezeptkalkulation in Excel.

Rezeptblatt mit ExcelSie wollen einmal schnell ein Rezept schreiben und kalkulieren, umrechnen für eine größere Portionsmenge,  Arbeitszeiten kalkulieren und ihre kalkulatorischen Vorteile erkennen. Sie wollen dem Rezept ein Bild hinzufügen und Arbeitsanweisungen ausdrucken.

Dann  haben wir für Sie die praktische Koechenetz-Rezepttabelle für Excel 2007, die allerdings auch auf einer älteren Excelversion nach Konvertierung lauffähig ist.

Koechenetz stellt die Datei kostenlos zur Verfügung. Geeignet ist die selbstkalkulierende Tabelle für fast alle Rezepte im schulischen, betrieblichen oder auch privatem Bereich. Die Rezepttabelle enthält bereits fast 1000 Lebensmittel mit automatischer Einheitspreisberechnung. Alle Rezepte können mit Nettopreisen, als auch mit Bruttopreisen kalkuliert werden.

Koechenetz will damit vor allem Berufsanfängern die Möglichkeit geben, die eigenen Rezepte für Schule und Beruf zu schreiben, zu kalkulieren und auch ansprechend auszudrucken.

Die Bedienung ist einfach und schnell zu erlernen. Die Anleitung für die Tabelle finden Sie in diesem Artikel.

Koechenetz ist bestrebt, das Rezeptblatt weiterzuentwickeln und um weitere notwendige Rohstoffe zu ergänzen. Daher lohnt es sich immer wieder nach der neusten Version des Rezeptblattes zu schauen. Wir versuchen die Preise im Laufe der Zeit dem Markt anzupassen. Individuelle Preise können ja bei Bedarf im jeweiligen Rezept verändert werden.

Sollten Sie gute, funktionierende Rezepte haben, freut sich Koechenetz, wenn Sie uns diese zukommen lassen. Mail an: rezepte@koechenetz.de
Ich freue mich ebenfalls über Anregungen zur Weiterentwicklung oder Verbesserung.

Natürlich wird die Datei immer weiter entwickelt. Schauen Sie also ab und zu mal wieder rein, welche Änderungen und Erweiterungen es gibt.

Sie finden die Rezepttabelle Koechenetz unter Downloads  oder klicken Sie auf Rezepttabelle Koechenetz  (nur für registrierte User)

Anleitung für das Rezeptblatt Koechenetz Vers. 1

Das Rezeptblatt dient der Kalkulation und Umrechnung von Gerichten. Grundlage jeder betriebswirtschaftlichen Betrachtung ist ein genau kalkuliertes Rezept. In diesem Rezeptblatt werden ebenfalls die Arbeitszeiten mit berücksichtigt. Das Rezeptblatt bietet die Möglichkeit Zubereitungshinweise aufzuschreiben und liefert nach vollständiger Eingabe die Kosten für eine Portion und für die Menge, die zubereitet werden soll (Portionsumrechnung).
Sollten bei der Erstellung des Rezeptes Rohstoffe fehlen, können diese ohne Probleme eingefügt werden (Tabelle Preise)
Das Rezeptblatt besteht aus verschiedenen Tabellen, die miteinander verknüpft sind. Dieses sind die Tabellen a) Rezept b) Preise c) Basisdaten
Man kann sich  sich entscheiden, ob man  mit Netto- oder Bruttopreisen kalkulieren möchte.

 

Wenn Sie ein Rezept kalkulieren wollen gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Öffnen Sie die Exceldatei: Rezept leer.xls
2. Speichern Sie sofort die Datei unter dem Namen des neu einzugebenden Rezeptes ab. Beginnen Sie den Rezeptnamen immer mit den Buchstaben RE, dann sortieren sich alle Rezepte später automatisch ein und lassen sich gut wiederfinden: z.B:
RE Hacksteak mit Ratatouille.xls
TIPP: Wenn Sie diesen Schritt nicht am Anfang machen passiert es oft, dass Sie sich die leere Originaldatei aus Versehen überschreiben, deshalb immer speichern und auch das zwischenspeichern nicht vergessen.

3. Auf dem Rezeptblatt geben Sie dann den Rezeptnamen ein (D1)
4. Im Feld B5 haben Sie die Möglichkeit das Datum einzugeben
5. Die Felder B6 bis B10 können die Autoren des Rezeptes erfasst werden. Diese Dropdown-Felder holen sich die Daten aus der Tabelle Basisdaten.
Wenn Sie Ihren Namen eingeben möchten gehen Sie auf die Tabelle  Basisdaten und geben Sie Ihren Namen in der Reihe Teammitglieder ab D3 ein. Sie können auch die nicht notwendigen Teammitglieder löschen oder mehrere hinzufügen. Bitte löschen Sie nicht den ersten Eintrag „-„ , sonst haben Sie keine Möglichkeit das Feld bei Bedarf zu leeren.
In diesem Rezeptblatt sind mehrere Autoren vorgesehen, weil das Blatt für Unterrichtszwecke eingesetzt wird.
Wenn Sie die Tabelle Basisdaten wieder verlassen werden die hinzugefügten Werte im Rezeptblatt automatisch angezeigt.
TIPP: Sinnvoll ist es bestimmte Basisdaten, die Sie immer wieder benötigen im  Rezeptblatt leer.xls einzugeben, damit diese Daten zukünftig vorhanden sind und Sie diese nicht immer wieder in den neuen Rezepten ändern müssen.

6. Unter Projekt können Sie per Dropdown-Auswahl einen Wert zuordnen (z.B. Lernfeld). Auch hier können Sie in der Tabelle Basisdaten Projektbezeichnungen ändern oder hinzufügen. Die Vorgehensweise  ist identisch wie bei den „Teammitgliedern“ (siehe Punkt 5).
7. Ebenfalls hinterlegt ist im Feld Kategorie die Zuordnung zu Rezeptgruppen (z.B. Fleischgerichte). Auch hier können in den Basisdaten weitere Werte hinzugefügt werden.
8. Eine Bilddatei können Sie einfügen, indem Sie über den Reiter EINFÜGEN – GRAFIK eine eigene Bilddatei in das Blatt integrieren.
TIPP: Sinnvoll ist es , die Bilddatei (z.B. jpg)auf eine Größe von 640x480 zu verkleinern, weil dann das lästige Verkleinern in Excel entfällt und die Datei beim Abspeichern nicht so groß ausfällt. Das Beispielbild kann natürlich auch durch die „Entf“-Taste entfernt werden.

9. Die rote Zahl Portionen gibt an, für wieviele Personen das eingegebene Rezept gedacht ist. Gastronomische Rezepte schreibt man meistens für 10 Personen. Oft findet man in Bücher allerdings Rezepturen für 4 oder 6 Personen. Diesen Wert gibt man dann in das Feld A16 ein.
TIPP: Sie können diesen Wert jederzeit ändern, wenn Sie z.B. feststellen, dass das Rezeptmenge für den Verwendungszweck zu groß oder zu klein ist (z.B.: halbe Portionen in einem Menü).
Auswirkungen hat diese Veränderung auf den Preis pro Portion und auf die benötigte Menge für Ihren Einkauf.
10. Geben Sie bei Benötigte Menge die Portionenzahl ein (Feld F16), die sie kochen wollen, oder die Sie berechnen wollen. Der Gesamteinkaufswert steht unterhalb der Zutatenliste. Die Tabelle berechnet auf Basis der Portionsmenge die notwendige Rohstoffmenge für die gewünschte Personenzahl. Diese praktische Portionsumrechnung hilft auch Kalkulationspotentiale zu erkennen (siehe Arbeitszeit).

11. Zutaten eingeben: Die Tabelle ist so verknüpft, dass sich das Rezeptblatt die Preise automatisch aus dem Tabellenblatt Preise holt und damit Ihr Rezept berechnet.

Geben Sie den Rohstoffnamen in die Zutatenliste ein und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.
Sollte der Rohstoff sich in der Zutatenliste befinden, wird der Einzelpreis automatisch ergänzt. Wenn sich der Rohstoff nicht in der Rohstoffliste (Tabelle Preise mit ca. 1000 Rohstoffen) befindet, oder der Rohstoff falsch geschrieben erkennen Sie dieses daran, dass im Feld Einheitspreis folgender Wert eingefügt wird. (#NV). Bitte überschreiben Sie diesen Wert nicht durch Eingabe eines eigenen Preises, weil sonst wichtige Verknüpfungen verloren gehen!
Wenn ein Rohstoff in der Rohstofftabelle fehlt haben Sie Sie folgende Möglichkeiten:
Geben Sie im Feld Auswahl (B15) die ersten beiden Buchstaben des zu suchenden Rohstoffes ein.
Wichtig ist das Feld Auswahl (B15) deshalb, damit bei den Dropdownlisten in der Zutatenliste nicht weit über 1000 Rohstoffe aufgelistet werden. Dazu ist es notwendig, die ersten beiden Buchstaben des als nächstes einzufügenden Rohstoffes einzugeben. Anschließend gehen Sie in die Zutatenliste (FelderC18 bis C40) und suchen sich den passenden Rohstoff durch einfaches Klicken auf den Begriff aus. (Der Einheitspreis wird automatisch in die Tabelle eingefügt und dient der Berechnung Ihres Rezeptes.)
TIPP: Manchmal findet man einen Rohstoff auch deshalb nicht, weil er eine andere Bezeichnung hat, als den selbst eingegebenen Rohstoffname. Man sucht „Sahne“ aber der Rohstoff heißt in der Tabelle Preis „Schlagsahne“  oder man sucht „Rinderhack“  - in der Tabelle ist das Produkt allerdings unter „Hackfleisch Rind“ abgespeichert. Daran gewöhnt man sich allerdings schnell..

Sollte der Rohstoff überhaupt nicht zu finden sein haben Sie die Möglichkeit einen neuen Rohstoff zu kreieren.
Dazu wechseln sie in die Tabelle Preise. Bewegen Sie den Cursor auf die Zeile 2 ganz am Anfang und markieren sie die gesamte Zeile durch einfaches Klicken. Anschließend betätigen Sie die rechte Maustaste und „Kopieren“ sie die Zeile.
Danach betätigen Sie erneut die rechte Maustaste und klicken Sie auf den Menüpunkt: „kopierte Zellen einfügen“.
In die nun eingefügte Zeile geben Sie den neuen Rohstoffnamen (Spalte C)  ein. In der Spalte A können Sie per Dropdown-Auswahl eine Rohstoffgruppe zuordnen. In Zeile D geben Sie die Einheit ein, mit der der Rohstoff verarbeitet wird (z.B.: kg bei Fisch; bei Gewürzen g und bei Brötchen Stck. Anschließend haben Sie die Möglichkeit den Nettopreis zu berechnen.
Da Rohstoffe immer in unterschiedlichen Mengen angeboten werden und Sie nicht immer den Kilopreis zur Hand haben, berechnet sich der Nettopreis selbstständig durch Gebindegröße und deren Preis.
TIPP: Sie haben z.B. bei dem neuen Rohstoff für 350 g 6,15€ bezahlt. Geben Sie einfach diese Werte in die Spalten F und H ein. Der Computer berechnet automatisch den Kilo, Liter oder Stückpreis etc.! Wenn z.B. 12 Brötchen 3 Euro kosten, erscheint später der Nettopreis von 0,25 Euro pro Stück in der Rezeptdatei.
Haben Sie als Einheit kg oder L gewählt denken Sie daran, dass eine Einheit 1kg ist, geben Sie also statt 350 bitte 0,35 ein; ist die Mengeneinheit Gramm (g) gewhlt können sie direkt 350 eingeben.
Den Bruttopreis errechnet das Programm ebenfalls selbstständig. Die Spalten in denen der Preis berechnet wird wurde aud Gründen der Übersichtlichkeit einfach ausgeblendet, kann aber im Bedarfsfall wieder eingeblendet werden.
Beachten Sie, dass der Mehrwertsteuersatz für Lebensmittel nur 7% beträgt. Den Mehrwertsteuersatz können Sie natürlich im Bedarfsfall ändern. (Die hergestellten Speisen haben anschließend allerdings einen Aufschlag von 19%.)
Jetzt können Sie die Tabelle neu sortieren indem Sie die Spalte Artikel mit dem Menüpunkt in der Dropdownliste (von A_Z sortieren) die Sortierung einleiten.
Bemerkung: Die Übernahme funktioniert auch ohne Sortierung, aber die Dropdown-Listen sind dann dementsprechend unsortiert.
12. Sollte ein Rohstoffpreis nicht aktuell sein oder schlichtweg fehlen, können Sie die Preise natürlich ändern . Dies können sie allerdings nicht in der Rezepttabelle, sondern nur in der Tabelle Preise. Suchen Sie den entsprechende Rohstoff in der Preisliste aus (leichte geht dies über die Suchfunktion) und ändern Sie den Preis. Bestätigen Sie dies mit der Enter-Taste.  Der geänderte Preis wird automatisch im Rezept aktualisiert.

13. Die Arbeitszeit wird in Minuten eingegeben. Hier ist nicht die Zubereitungszeit gemeint, sondern die reine Arbeitszeit, die ein Mitarbeiter tatsächlich benötigt. Auch die Arbeitszeit ist als Rohstoff vorhanden und der Stundenlohn kann für Köche, Küchenmeister etc. einzeln verändert werden. Bitte beachten Sie bei der Eingabe der Werte, dass SIe den Stundenlohn eingeben und bei Gebindegröße 60, damit sich die Kosten pro Minute selbstständig errechnen können.
Da die Arbeitszeit bei der Herstellung von größeren Portionsmengen nicht immer linear ansteigt, kann die Arbeitszeit für größere Mengen (Spalte F Portionsumrechnung) separat eingegeben werden. Dies geschieht in Feld F43. Die lineare Berechnung befindet sich als Anhaltspunkt  in der Spalte Arbeitszeit. Der Portionspreis inkl. Arbeitszeit in Spalte F wird berechnet mit dem Wert aus Feld F43 und spiegelt den kalkulatorischen Vorteil wieder, den die Produktion größerer Mengen evtl. hergibt.

14. Interessant ist der Vergleich zwischen Gesamtkosten Einzelportion und Gesamtkosten Einzelportion bei der Produktion größerer Mengen in Zeile 44.
15. Die Zubereitung und das Anrichten kann als Text in die vorgesehenen Felder eingetragen werden.  Die Ausführlichkeit der Arbeitsschritte orientiert sich natürlich am Kenntnisstand der Mitarbeiter. Sollte der Platz nicht ausreichen, müssen die Textfelder vergrößert werden, was allerdings zur Folge hat, dass das Rezeptblatt beim Ausdrucken nicht mehr auf eine Seite passt.
16. Wenn Sie die Rezepte lieber mit Bruttokosten kalkulieren wollen (für den Haushalt) brauchen Sie lediglich auf der Tabelle Basisdaten den Wert von Feld L2 von 3 auf 7 zu verändern zu verändern, alles andere erledigt das Programm von alleine. Diesen Wert können SIe jederzeit nach Bedarf wechseln.
17. Am Ende des Rezeptschreibens bitte das Rezept noch einmal speichern, damit die Datei nicht verloren geht.

 

17.01.2011, 21:09 von Ctefan Wohlfeil | 34259 Aufrufe
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